Ga naar de inhoud
Let op: Om de gebruikerservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

5 redenen waarom je applicaties met elkaar zou koppelen

← Terug naar alle blogberichten

Als onderneming maak je ongetwijfeld gebruik van verschillende applicaties. Een facturatieprogramma, HR-administratie, centrale agenda’s, takenlijstjes, projectopvolging, e-mailsoftware, klantendatabase, product management systeem,...

Misschien ontwikkelde je zelf een aantal tools of gebruik je één van de honderden tools die je online kunt vinden om taken te vereenvoudigen. Ze werken goed, zijn heel eenvoudig in gebruik, én belangrijk, ze zijn schappelijk qua prijs. Variërend van een paar euro tot een paar honderd euro per jaar beschik je over een tool die een hele administratieve last van je overneemt waardoor extra tijd vrijkomt om nieuwe taken op te pakken.

Vaak bieden de bedrijven die deze applicaties ontwikkelden ook aan om ze op een eenvoudige manier te installeren en beschikken ze over een ruime databank aan informatie over de installatie, het gebruik en beheer van de tool. Als er dan ook intern collega’s zijn die graag nieuwe dingen ontdekken, dan heb je zelfs geen externe hulp nodig om de applicatie voor je te installeren.

In de meeste gevallen is dat ook meer dan voldoende. Die applicaties zijn ontwikkeld voor een zo groot mogelijk publiek en bieden een antwoord op de meest voorkomende vragen. Alleen op die manier is die lage prijs te verantwoorden. Bovendien profiteer je vaak van continu updates.

Na verloop van tijd ontdek je dat die applicaties wel een deel van het werk verlichten, maar tegelijk ook nieuw werk creëren. Zeker als je een aantal verschillende applicaties naast elkaar gebruikt.

Dubbel werk vermijden

Maar waarom zou het toch handig zijn om applicaties te koppelen aan elkaar?

  1. Dubbel invoeren van gegevens is echt wel verleden tijd
    De boekhouding maakt maandelijks een uitdraai met de klanten die nog niet betaalden en stuurt dat door naar het hoofd van de klantendienst of van de verkoopafdeling. Die upload dat op zijn beurt in de klantendatabase zodat iedereen over de laatste gegevens beschikt. Klinkt dat niet als dubbel werk?
  2. Meer informatie = betere opvolging
    Je verkoper bezocht net een klant, komt terug op kantoor met het goede nieuws dat het een aangenaam gesprek was met een potentiële opdracht in het vooruitzicht. Om dan van de financieel directeur te horen dat die klant eigenlijk al 120 dagen in het rood staat met onbetaalde facturen. Het gesprek met de klant zou waarschijnlijk anders verlopen zijn als de verkoper die informatie bij zich had.
  3. Vermijd menselijke fouten
    Hoe vaker er een bewerking gebeurt met gegevens hoe groter het risico dat er fouten worden gemaakt. Een punt wordt per ongeluk een komma. Iemand vergeet het busnummer toe te voegen aan een adres. De onkostennota van een collega blijft liggen op het bureau van de collega die de payroll doet omdat die op vakantie is. Het gevolg? De omzet van een klant wordt over- of ondergewaardeerd, het infopakket met de nieuwe catalogus komt niet aan en de collega merkt op het einde van de maand dat zijn onkosten niet zijn verrekend in het loon.
  4. Bespaar nog meer tijd
    Je bent er al van overtuigd dat applicaties je leven kunnen vereenvoudigen. Waarom niet een stap verder gaan en kijken hoeveel extra tijd je kunt besparen door die applicaties te koppelen met elkaar. Een gedeelde agenda koppelen met een applicatie om projecten op te volgen bijvoorbeeld. Je weet dan meteen dat je een collega geen volle dag kunt inplannen omdat de voormiddag al vol staat met meetings.
  5. Veilig gebruik van data
    Bij het verwerken van persoonsgegevens is het goed rekening te houden met de privacy van die gegevens. Zeker sinds de nieuwe GDPR wetgeving van kracht is. Alle gegevens worden op een beveiligde manier met elkaar gedeeld.

Maak je gebruik van verschillende applicaties? Eigen ontwikkeling of extern? En je bent er van overtuigd dat ze kunnen gekoppeld worden? Neem dan contact op en we bespreken de mogelijkheden

Koppeling Showpad en Dropbox

Case: Dropbox naar Showpad

Dropbox is een applicatie waarmee je bestanden online ‘in the cloud’ kan opslaan. Op die manier zijn je bestanden altijd en overal beschikbaar.

Met Showpad beschik je over een platform waarbij je altijd je belangrijkste documenten bij de hand hebt. Catalogi, foto’s, technische fiches,... waar je ook bent. De perfecte tool voor een verkoper.

Beide tools zijn ijzersterk op zich en besparen je heel wat tijd. Dankzij Dropbox hoef je niet steeds bestanden door te sturen, te kopiëren of te backuppen. En met Showpad vermijd je een ongemakkelijke zoektocht naar dat ene document wanneer je bij een klant zit.

Maar het kan nog beter. De documenten die onze verkoper gebruikt zijn vaak het resultaat van een marketingafdeling. Die misschien vergat te communiceren dat er nieuwe productfoto’s beschikbaar zijn. Of de verkoper las de mail van de marketing collega’s net iets té vlug zodat hij die info misliep.

Met de koppeling die we voor Dropbox en Showpad ontwikkelden worden bestanden die (door bijvoorbeeld de marketingafdeling) op Dropbox worden geplaatst automatisch overgezet naar Showpad, zodat de verkoper ze direct ter beschikking heeft. Bovendien worden automatisch gegevens toegevoegd zodat die verkoper ook alles snel terugvinden wat hij nodig heeft.

Koppel twee applicaties met elkaar en de informatie vloeit nog sneller.

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

google map
Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE