Ga naar de inhoud
Let op: Om de gebruikerservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

Hoe omgaan met verandering?

← Terug naar alle blogberichten

Een automatiseringsproces verloopt vaak moeizaam. Collega’s overtuigen een nieuwe tool te gebruiken, overstappen naar een andere leverancier met andere werkwijzen,... Mensen zijn gewoontedieren. Gedrag veranderen is één van de moeilijkste dingen die je kan doen. De meeste zaken doen we op automatische piloot, we denken er niet bij na. Je doet je kleren in een bepaalde volgorde aan. Als je opstaat en uit bed komt doe je eerst je rechter pantoffel aan, dan pas je linker. De volgorde hoe je eet. Maar dus ook hoe je werkt.

Veranderingen

Op zich is het niet verkeerd om te werken met automatismen. Het betekent dat je sneller werkt, omdat je minder moet nadenken hoe je iets moet doen. Alleen wordt het vervelend als er iets nieuws wordt geïntroduceerd. De jaarlijkse geprinte catalogus wordt vervangen door een online applicatie, alle documenten verhuizen naar een cloudoplossing of alle informatie over je klanten moet in een centrale database worden opgeslagen.

Bij elke verandering merk je wrijving. De accountmanager gebruikt het uitblijven van een catalogus als excuus om mindere verkoopresultaten te verklaren. Een collega die toch halsstarrig excelletjes blijft doormailen of de medewerker van de klantendienst die steeds ‘vergeet’ om de klanteninformatie centraal up te daten na een gesprek.

Meestal gaat een verandering gepaard met één van onderstaande scenario’s.

  • De geleidelijke overgang. Om wrijving te voorkomen wordt een overgangsperiode ingelast. Gedurende bijvoorbeeld 6 maanden zijn beide manieren van werken toegelaten.
  • De plotse overgang. Een aankondiging in de mail. Volgende week is het zover, dan wordt er geswitched van A naar B. Vaak zit er in de mail nog een handleiding of een uitnodiging voor een infosessie.

Eigenlijk is een geleidelijke overgang hetzelfde als een plotse overgang, maar met een langere aanloopperiode. Je merkt toch dat tijdens die overgangsperiode een harde kern op de oude manier blijft werken en zich verzet tegen de nieuwe manier van werken. Om dan bij een plotse overgang opnieuw moord en brand te schreeuwen dat die aanpassing niet nodig was en de oude manier van werken veel beter was.

Er is ook altijd een groep hardliners die enerzijds klaagt dat er te weinig informatie wordt gegeven, maar anderzijds steeds afwezig is bij infosessies, er afwezig en ongeïnteresseerd bij zit of van de gelegenheid gebruikt maakt om te benadrukken dat dit een nutteloze verandering is … want vroeger … weet je nog?

Hoe dan wel omgaan met verandering in het bedrijf?

  1. Geef de goede informatie
    Vaak wordt de reden voor verandering onvoldoende uitgelegd. Bij een infosessie gaat er meer tijd naar uitleggen hoe de nieuwe applicatie gaat werken en wat de gevolgen zijn dan uitleggen waarom er in de eerste plaats iets nieuws komt. Begrip is een belangrijk onderdeel van aanvaarding.
  2. Tijd geven en ze goed gebruiken
    Een geleidelijke overgang voorzien is voor grote veranderingen een must, alleen wordt die periode vaak onvoldoende benut om hardnekkige tegenstanders te overtuigen. De tijd kabbelt vooruit tot de deadline nadert en dan flakkert de weerstand weer op. Vaak met onbegrip aan beide kanten van het kamp. Tijd nemen voor tussentijdse infosessies, evaluaties, eventueel zelfs persoonlijke gesprekken.
  3. Focus op de voordelen
    Het initiatief komt vaak vanuit één departement van het bedrijf. De marketingafdeling die beslist digitaal te gaan. Boekhouding die een nieuw systeem gebruikt. Maar wat boeit het die accountmanager dat marketing beslist om geen catalogi meer te drukken? Als je dan als marketingafdeling kunt tonen dat je met het vrijgemaakte budget kunt zorgen voor een digitale catalogus die altijd up to date is, dan heeft de accountmanager er wel wat aan.
  4. Geef vertrouwen
    Hoe hardnekkig ook, mensen kunnen wel wat verandering aan. Hou evaluaties, gesprekken en feedback altijd positief en geef vertrouwen dat ze de verandering wel aankunnen, ook al is er weerstand.

Weet dat elke verandering ook door een aantal fases moet lopen.

  • Ontkenning. Die verandering is toch niet nodig?
  • Weerstand. Het mag zijn wat het wil, ik werk al jaren zo, ik verander niet meer.
  • Ontdekken. Toch eens kijken naar die nieuwe applicatie.
  • Aanvaarding. Goed. Dan gaan we maar mee in het verhaal.

Hoe complex het project ook mag zijn, een eenvoudige website of een complexe applicatie, een deel van dat project zal altijd inhouden dat je voldoende relevante informatie geeft aan management, collega’s of klanten. Dat betekent dat je als projectbeheerder, ook al laat je heel wat extern uitvoeren, er volledig van op de hoogte moet zijn. Dan is het belangrijk dat je dat doet met een partner die staat voor een heldere en duidelijke communicatie. Zonder veel buzzwords of technisch, onbegrijpelijk gebrabbel. Wij zijn met plezier die partner. Heb je een project in het vooruitzicht? Neem contact op.

Tip: Eerst de beer schieten, dan pas verkopen!

Verkoop de beer niet voor je hem geschoten hebt

Ken je die collega’s die het één na het ander argument kunnen opsommen waarom iets geen goed idee is? Dan organiseer je een infosessie met alle collega’s om uit de doeken te doen wat er allemaal gaat veranderen, krijg je de ene vraag na de andere op je afgevuurd. Als je dan over onvoldoende munitie beschikt dan kunnen andere collega’s ook beginnen twijfelen.

Tja, is het dan wel zo’n goed idee om te veranderen?

Elke afdeling heeft wel zijn ‘woordvoerder’, de meest vocale persoon. Als er iemand uit die afdeling het woord neemt, dan is het gegarandeerd hij of zij.

Voor je aan de infosessie begint. Doe even een individuele ronde. Ga langs elke woordvoerder en noteer alle bezwaren. Dan kan je samen met je externe partner op zoek gaan naar de goede antwoorden én heb je voldoende munitie tijdens die infosessie. Met wat geluk ben je tijdens die meeting al voldoende tegemoet gekomen aan de grootste bezorgdheden en is de weerstand al minder.

De ‘woordvoerders’ gaan minder luid brullen. Twijfelaars gaan niet aangetrokken zijn door opmerkingen die niet worden beantwoord en je presentatie zit steviger in elkaar dankzij de input van de verschillende afdelingen.

Het neemt wat extra tijd in beslag, maar is zeker de moeite waard.

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

google map
Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE