Ga naar de inhoud

Get things done! Stop multitasking.

← Terug naar alle blogberichten

In 2001 zou productivity expert David Allen ‘Getting Things Done’ schrijven en er door de jaren heen meer dan 2 miljoen exemplaren van verkopen in meer dan 30 talen. Het boek is in die jaren uitgegroeid tot officieuze verplichte literatuur binnen zowat elke managementopleiding. Het grootste voordeel en resultaat van het boek? Focus en productiviteit.

David Allen

Maar gaat het dan zo verkeerd met die focus?

In 2013 verscheen een studie over de effecten van multitasken. Het resultaat?

  • We spenderen gemiddeld 1 minuut en 15 seconden aan een taak voor we worden afgeleid.
  • Het duurt zo’n 50% langer voor een taak wordt afgewerkt.
  • De kans dat we fouten maken stijgt met 50%.
  • Er zou zelfs een negatief effect zijn op je IQ.

We controleren gemiddeld 100-200 keer onze telefoon per dag. Krijgen continu prikkels. Open werkplekken. Thuiswerk. Always on. Is het te verwonderen dat focus een groot probleem is?

In essentie schreef David Allen een boek van meer dan 300 pagina’s om ons te leren omgaan met binnenkomende boodschappen en die zo snel mogelijk te classificeren. Het uiteindelijke doel? Er voor zorgen dat we ons niet druk moeten maken over tientallen taken en die zorg uitbesteden. Het resultaat? Een oerdegelijke to do lijst met taken en prioriteiten.

En hij kan het weten. Voor Allen ‘productivity expert’ werd had hij meer dan 30 beroepen uitgeprobeerd. Goochelaar, karateleraar, taxichauffeur, tuinman, reisagent, operator van een glasblaasmachine, ... Het duurde even voor hij zelf zijn focus vond. Knowledge by experience zeg maar.

Kan je dan wel multitasken?

Volgens professor Niels Taatgen is het geen probleem om te multitasken, zolang de taken in essentie niet op hetzelfde deel van de hersenen beroep doen. Tijdens een meeting controleren of je koffie nog warm is, is een vorm van multitasking waarbij je je focus niet verliest. Alleen is het een nadeel dat we op het werk nogal vrij frequent een beroep doen op dezelfde hersengebieden en helpt ons dat op professioneel gebied niet veel verder.

De technologieparadox

Toen David Allen in 2001 zijn bestseller schreef waardoor hij nu op een toplocatie kan wonen in Amsterdam was er nog geen toevloed aan technologische hulpmiddelen als de laatste jaren. Je zou verwachten dat die tools het makkelijker maken om lijstjes te maken en prioriteiten te stellen? Maar het tegendeel lijkt waar.

Door de simpliciteit van al die tools en applicaties gaan we er vanuit dat alles ‘snel’ kan en handelen we op eenzelfde manier. We gebruiken een applicatie in de overtuiging dat het ons kan helpen, maar benutten maar een fractie van de mogelijkheden. Een to do lijst bestaat uit wat losse woordjes waardoor de context op den duur volledig verdwijnt en je opnieuw tijd moet besteden aan een taak die je eigenlijk wou afschuiven. We willen optimaliseren zonder het uiteindelijk écht te doen.

We krijgen opnieuw stress. Omdat we er niet in slagen applicaties en tools te gebruiken zodat ze ons leven simpeler kunnen maken. De vrijheid die we voor onszelf hebben gecreëerd moet in zekere zin terug plaats maken voor wat old school organisatie, maar dan met de voordelen van nieuwe technologie.

Getting It Done. Hoe?

Zoals elk goed advies is het vooral een kwestie een systeem te vinden dat voor jou werkt. De essentie? Zoveel mogelijk afstoten zodat je niet vertroebeld raakt door zaken die nog moeten ingepland, behandeld of beantwoord worden.

To do lijst

To do lijsten maken? Daar zijn honderden tools en methodes voor. Ga voor die “Getting Things Done”-methode. Gebruik applicaties zoals Wunderlist, Reminders of Asana. Schrijf alles neer in een notitieboekje of gebruik er je agenda voor. Er is geen goede of slechte methode, zolang je maar die taak ‘wegschrijft’ en hij niet meer in je hoofd rondspookt.

Uitbesteden en automatiseren? Taken kan je uitbesteden aan mens en machine, en bij dat laatste kunnen we je helpen. Het automatiseren van taken, applicaties met elkaar integreren zodat je tijdwinst kunt boeken, terugkerende opdrachten opvangen door nieuwe processen, ... Het klinkt ver van je bed, maar ga eens na hoe vaak je wordt afgeleid door zaken die je eigenlijk makkelijk kan uitbesteden? Dennis Peeters van the House of Marketing gaf al mee dat het altijd de moeite waard is te bekijken hoe je tijd kunt uitsparen én je zo opnieuw te concentreren op kerntaken, zaken die de onderneming echt vooruit helpen. Chatbots om de taken van de klantendienst te verlichten. Automatische facturatie voor de boekhouding. Klantenregistratie om sales & marketing te ontlasten.

Trouwens. Over focus gesproken. David Allen behaalde op 70-jarige leeftijd nog die zwarte band karate waar hij al mee bezig was sinds zijn tienerjaren.

Getting Things Done. De basis.

Hoe ging het ook alweer? Waaruit bestaat de theorie die David Allen heel wat euro’s opleverde en hem de wereld liet afschuimen om het uit te leggen?

Binnenkomende taken worden in 5 stappen verwerkt.

  1. Capture - Boodschappen komen in verschillende vormen binnen.
  2. Clarify - De inhoud van die boodschappen wordt bekeken.
  3. Organize - Op basis van die inhoud wordt de boodschap onderverdeeld in een ‘doe dit nu’, ‘doe dit ooit’, ‘in de vuilbak’, ‘delegeren’, ‘archiveren’ en ‘plan het in’.
  4. Reflect - Is het proces waarbij de boodschap zijn uiteindelijke plek krijgt en eventueel wordt omgezet in een taak.
  5. Engage - Werk er mee. Je hebt een lijst taken, zaken die je moet opvolgen, ... en het wordt allemaal netjes bijgehouden zodat je er niet continu aan moet denken.

Afhankelijk van welke editie van het boek je hebt kan het ook Collect - Process - Organize - Plan - Do zijn, maar de herwerkte editie van 2015 moest toch een aantal nieuwe zaken bevatten.

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE