Ga naar de inhoud

Automatiseren en toch persoonlijk contact

← Terug naar alle blogberichten

De manier hoe je werkt optimaliseren, processen proberen te automatiseren of menselijke handelingen vervangen door nieuwe tools of applicaties? Het klinkt allemaal heel onpersoonlijk. Man versus machine. Met het risico dat je door een zogezegde ‘onpersoonlijke’ houding net klanten kwijtspeelt. Het zou zomaar een reden kunnen zijn om gewoon verder te blijven doen zoals altijd. Het gaat nu goed, waarom moet het anders?

Maar gaat het wel zo goed?

De meeste persoonlijke communicatie met klanten na de eerste contacten blijkt in zekere zin te gaan om momenten die volledig geautomatiseerd kunnen worden en als ‘overbodig’ worden beschouwd door de klant. Een factuur die niet in orde is, bevestiging van de exacte leverdatum, wanneer is het klaar, …? Vragen die eigenlijk vrij eenvoudig zijn op te vangen door automatische processen en waar je de menselijke foutmarge tot een minimum herleid. Het wordt soms ook als vervelend ervaren waarom zo’n vragen niet proactief worden behandeld.


De Factuur

Tegelijk ervaren KMO’s en ondernemers de grootste moeite om contact met klanten of potentiële klanten op te bouwen. Naast die repetitieve taken zijn ze continu aan de slag, administratie, boekhouding, bestellingen, inventaris, … er blijft amper tijd over. Je zou bijna denken dat de stappen logisch te nemen zijn?

Waar knelt dan het schoentje?

Budget.

Sowieso. Daar hoeft niemand flauw over te doen. Een investering, hoe groot ze ook is, moet je tegenover jezelf kunnen verantwoorden en moet ook mogelijk zijn. Maar een beslissing die te maken heeft met budget kan je uiteindelijk eenvoudig nemen met voldoende informatie, achtergrond en berekeningen. Brengt het uiteindelijk op? Zo ja, in welke tijdsperiode? We helpen je daar graag mee.

Te complex.

Vaak denken KMO’s dat automatiseren gaat om hypercomplexe aanpassingen aan hun huidige manier van werken. Dat alles ondersteboven en achterstevoren gaat worden gedraaid. Terwijl het vaak eenvoudige oplossingen zijn. Facturen automatisch laten versturen, content die je schrijft automatisch publiceren naar de correcte kanalen, je voorraad linken aan je webshop, … Eenvoudige zaken, kleine stapjes die je het leven makkelijker maken en zorgen voor extra tijd.

Tijd.

Gek genoeg is tijd de beperkende factor om … tijd te besparen. Geen tijd om de mogelijkheden te bekijken, om je te informeren, om te berekenen of het de investering wel waard is. Zonde van de tijd. Maar niet onbelangrijk is een andere reden:

De menselijke factor.

Een factuur versturen is opnieuw een contactmoment. Een gelegenheid om je klant te binden, misschien heb je iets nieuws te vertellen of misschien vind je het belangrijk dat je een goed zicht hebt op inkomsten en uitgaven. Maar bekijk het even heel praktisch. Een factuur is een gevolg van een transactie. Iemand verkoopt, iemand koopt. Het persoonlijk contact deed daar het werk. Een factuur is uiteindelijk een logisch gevolg daarvan, meer is het niet. En als je het zou vragen, dan zijn er weinig mensen die bij het ontvangen van een factuur een verwachting hebben (of belang hechten) aan persoonlijk contact.

De eerste stappen?

Begrijp dat automatiseren niet betekent dat je minder persoonlijk contact gaat hebben met klanten. Integendeel, je kan tijd vrijmaken om proactief te reageren. Om op een aangename manier contact op te bouwen. Tijd om die wekelijkse nieuwsbrief te schrijven, je Facebook-pagina te onderhouden, werken aan een nieuwe productlancering, …

Overtuig jezelf van het voordeel door rond te kijken. Wat doen de collega’s? Wat zou je beter kunnen doen? Welke taken doe je en komen elke keer opnieuw terug? De kans is groot dat je ze kan vereenvoudigen of digitaliseren. Ga na hoeveel tijd ze in beslag nemen.

En staan er tenslotte zaken op je to-dolijst waar je maar niet aan komt? Ideetjes die je wil uitwerken, een actie die maar niet uitgewerkt wordt of een project dat op de plank blijft liggen?

Ga met die info de baan op, neem een professional onder de arm en bekijk wat de mogelijkheden zijn. Je voornaamste vraag moet zijn: “Hoeveel tijd gaat het me op maand- of jaarbasis besparen en hoeveel kost het me?” En laat dat nu net iets zijn waar we goed in zijn.

De Factuur

Facturatie. Makkelijk te automatiseren.

De Factuur is een applicatie die we zelf hebben ontwikkeld om eenvoudig elektronisch facturen te versturen. Toen we acht jaar geleden startten met SumoCoders waren we vooral druk bezig met klanten zoeken, projecten opvolgen, zorgen dat onze business groeide en dat we niet na een paar maand met hangende gezichtjes moesten toegeven dat het niet lukte. Die administratie… goed, dat neem je er op dat moment gewoon bij. In het begin is het gewoon ook leuk. Factuur versturen, centen op de rekening zien verschijnen,… het beweegt.

Maar na de zoveelste factuur was het spannende er ook af. Het werd een sleur. Dus wat doe je dan als IT-bedrijf? Dan ontwikkel je iets om het je leven makkelijker te maken. Daarom kwam De Factuur. Een tool die we vooral zelf makkelijk vinden om te gebruiken, maar die al die vervelende administratie zoveel mogelijk probeert te automatiseren. Klantenbeheer centraal houden, makkelijk facturen aanmaken, maar vooral versturen en opvolgen. Omdat sommige van onze klanten nog steeds facturen per post willen ontvangen ontwikkelden we die mogelijkheid, volledig geautomatiseerd zodat je zelf niets hoeft te printen of op de post te doen. Steeds met één centrale gedachte: onze eigen tijd minimaliseren.

En die tool bieden we ook aan, als een eenvoudige eerste stap om verder te automatiseren. Eenvoudig geprijsd, 1 tarief voor iedereen. Zin in een demo? Neem dan een kijkje op de website.

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE