Van een verouderd CRM-systeem naar één platform voor leden, groepspraktijken, kringen en opleidingen

VVKP is de Vlaamse Vereniging van Klinisch Psychologen, een vzw die de belangen van klinisch psychologen en hun cliënten behartigt. De vereniging maakt deel uit van de nationale koepel van psychologenverenigingen, die op haar beurt aansluit bij de Europese koepel EFPA. Als vzw halen ze hun belangrijkste inkomsten uit ledenbijdragen. VVKP groeide sterk in ledenaantal nadat klinisch psycholoog een erkend gezondheidszorgberoep werd: het ledenaantal verdubbelde op enkele jaren tijd.

VVKP zocht een vervanger voor een ledenbeheersysteem dat niet langer voldeed. De snelle groei van het ledenaantal legde daarbij een aantal concrete knelpunten bloot.

• Onafgewerkte registraties zorgden voor dubbele leden. Leden startten het online inschrijvingsproces, maar rondden dit niet altijd af of vergaten te betalen. Het bestaande systeem bood geen goede manier om die onafgewerkte registraties op te volgen, waardoor er geregeld dubbele of onvolledige leden in de database terechtkwamen.
• Leden konden hun eigen gegevens niet zelf beheren. Toch had de vereniging net nauwkeurige, actuele gegevens nodig, voor de eigen werking, maar ook om regelmatig terugkerende vragen van de overheid en andere stakeholders te kunnen beantwoorden.
• Formules voor groepspraktijken, kringen en samenwonende psychologen konden niet verwerkt worden. Ze bestonden wel degelijk in de praktijk, maar het systeem hield er geen rekening mee, waardoor de vereniging kortingen manueel moest narekenen.
• Geen realtime overzicht van leden op de website. De website toonde al een register van psychologen, maar er was geen goede manier om dat vanuit het ledenbeheer actueel te houden.
• Systeem was een keurslijf, dat niet meer past bij de werking. Hoe meer leden erbij kwamen, hoe meer manueel werk er nodig was om alles correct te houden.

Voor een vereniging die grotendeels op ledenbijdragen draait, was dat geen tijdelijk ongemak, maar een probleem dat met elke nieuwe golf van leden alleen maar zou verergeren.

We startten met wireframes: samen met Martine en Koen brachten we exact in kaart welke stappen een lid doorloopt, welke uitzonderingen (groepslidmaatschappen, samenwonenden, studenten, pas afgestudeerden) een plaats moeten krijgen, en welke data VVKP nodig heeft voor het magazine, de nieuwsbrieven en de rapportage naar de overheid.

Daaruit bouwden we een registratietraject op maat: individuele en groepslidmaatschappen, gratis studentenlidmaatschappen, kortingen voor samenwonenden en recent afgestudeerden, met automatische herinnering bij een onafgewerkte inschrijving. Groepspraktijken en kringen kregen een eigen plaats in het systeem, met automatische korting vanaf voldoende actieve leden. Leden beheren voortaan zelf hun profiel: contactgegevens, groepspraktijk of kring, diploma's, certificaten en kwaliteitslabels.

Het ledenplatform integreert ook met de publieke website:

• Leden kunnen inloggen (via API) om toegang te krijgen tot afgeschermde pagina's, artikels en ander ledenmateriaal.
• Vind een psycholoog werkt op basis van diezelfde API en toont steeds de actuele ledengegevens, zonder dat de website een eigen kopie moet bijhouden.

Het platform groeit sinds de start in 2018 mee met de veranderingen binnen VVKP: rollende lidmaatschappen met een eigen hernieuwingsdatum per lid, een koppeling met Mollie voor betalingen, een aparte module voor betaalde opleidingen, en automatische facturatie via Exact Online.

VVKP beheert vandaag zijn volledige ledenwerking, individuele leden, groepspraktijken, kringen en opleidingen, via één platform. Leden passen zelf hun gegevens aan en hernieuwen hun lidmaatschap, kortingen kent het systeem automatisch toe, en facturatie verloopt zonder manuele tussenkomst.

Het openbare psychologenregister toont via de API een actueel overzicht, zonder dat VVKP daarvoor gegevens dubbel moet bijhouden.

Impact in cijfers

Op basis van huidige platformgegevens, te bevestigen door VVKP:

• Geen manuele facturatie meer voor lidmaatschapsbetalingen: die verwerkt Exact Online automatisch.
• Geen aparte gegevenskopie meer nodig voor het openbare psychologenregister.

In de praktijk

• Leden registreren zichzelf, zonder tussenkomst van de vereniging.
• Leden passen hun eigen gegevens aan, ook zonder tussenkomst.
• Facturatie en de volledige betalingsflow verlopen geautomatiseerd.
• VVKP verliest minder tijd aan saaie, herhalende administratie.
• De vereniging houdt een beter overzicht over haar leden, groepspraktijken en kringen.
• Administratief personeel maakt vlot lijsten en overzichten op maat.

Voor VVKP betekent dit vooral tijd: tijd die vroeger naar het handmatig opvolgen van registraties, kortingen en hernieuwingen ging, besteedt de vereniging nu aan haar eigenlijke werking, ook nu het ledenaantal blijft groeien. Voor leden betekent het dat ze zelf, op elk moment, hun gegevens, groepspraktijk of hernieuwing kunnen beheren, zonder daarvoor telkens de vereniging te moeten contacteren.