Een webapplicatie die studenten en stagebedrijven in de gezinszorg vlot met elkaar matcht, zonder Excellijsten.

VIVO werd opgericht om vorming en tewerkstelling in de social-profitsector te promoten en te faciliteren. Een van hun taken is de invulling van stageplaatsen binnen de diensten van gezinszorg in goede banen te leiden: studenten en stagebedrijven met elkaar in contact brengen, rekening houdend met een aantal belangrijke criteria.

Elk jaar was het voor VIVO monnikenwerk om studenten en stagebedrijven bij elkaar te brengen:

• Aan elk stagebedrijf moest manueel worden doorgegeven welke studenten voor hen in aanmerking kwamen.
• Stagebedrijven moesten zelf uitzoeken welke student in de buurt woonde of vlot tot bij de klanten kon geraken, zonder een hulpmiddel om daarop te filteren.
• Alles gebeurde via Excellijsten, die voor scholen en diensten niet langer up-to-date en gesynchroniseerd te houden waren.
• Scholen en stagebedrijven werkten elk met hun eigen versie van de gegevens, waardoor niemand een centraal en actueel overzicht had van wie al een stageplaats gevonden had.

VIVO wou een webapplicatie waarin de gegevens steeds juist zijn, en waarin scholen én diensten op een gebruiksvriendelijke manier kunnen werken.

In samenspraak werkten we eerst wireframes uit, zodat VIVO de werking kon zien nog voor er geprogrammeerd was. We gebruikten de jarenlange ervaring die VIVO opgedaan had met de Excelfiles, samen met onze eigen expertise, als basis voor het concept.

Scholen worden uitgenodigd om hun studenten in de tool in te geven. Ook stagebedrijven worden uitgenodigd en kunnen in een eerste fase zien welke studenten graag bij hen stage komen doen. Door aan elke student een status toe te kennen, behouden stagebedrijven het overzicht. En kan de school mee opvolgen welke studenten al een plaats kregen.

In een tweede fase kunnen stagebedrijven alle studenten zien die nog geen stageplaats hebben, met filtermogelijkheden op basis van adres of vervoermiddel om een passende student te vinden.

VIVO werkt vandaag met een webapplicatie waarin scholen en stagebedrijven dezelfde, actuele gegevens zien in plaats van losse Excellijsten.

• Geen Excellijsten meer die manueel gesynchroniseerd moeten worden tussen scholen en diensten.
• Scholen en stagebedrijven werken in dezelfde, steeds actuele tool.
• Stagebedrijven vinden via filters op adres en vervoersmiddel sneller een passende student.
• Scholen volgen per student op of er al een stageplaats gevonden is, dankzij de status die stagebedrijven toekennen.

Voor VIVO betekent dit dat de jaarlijkse matching van studenten en stagebedrijven geen monnikenwerk meer is, maar via één centrale tool verloopt.