Van een complex systeem in combinatie met Excel naar één tool, van rit tot afrekening

Vervoer In uw Buurt organiseert vervoer voor mensen met verminderde mobiliteit, vanuit een sterk solidariteitsprincipe. Bussen en chauffeurs brengen cliënten op vaste ritten naar dagcentra of andere bestemmingen. Vervoer In uw Buurt rekent dat vervoer af via dienstencheques, waardoor elke rit ook een administratieve staart heeft: wie reed effectief mee, en hoeveel van de prestatie van de chauffeur komt op naam van welke cliënt.

Vervoer In uw Buurt werkte met een bestaande applicatie die de werking maar half dekte, aangevuld met Excel voor alles wat er niet in paste.

• De vaste, wekelijkse ritten leefden in een aparte Excel, los van de applicatie waarin de gegevens van bussen, chauffeurs en cliënten stonden.
• Uitzonderingen waren de regel, niet de afwijking. Een cliënt gaat twee weken op vakantie, of vertrekt een dag vanaf een ander adres. Elke uitzondering raakt meerdere ritten.
• Cliënten moeten zelf badgen bij elke rit. In de praktijk doet de chauffeur dat voor hen.
• Het solidariseringsprincipe maakt de afrekening rekenwerk. Elke cliënt betaalt een deel van de rit, en hoe meer mensen een gelijklopend traject delen, hoe lager de kosten per persoon.De planning en de afrekening leunen op dezelfde gegevens, maar leefden in aparte systemen.

Het startpunt is de bestaande werking van Vervoer In uw Buurt begrijpen. We brengen in kaart hoe de planning van de ritten loopt, wat er gebeurt als een cliënt afbelt, welke informatie een chauffeur onderweg nodig heeft en hoe de afrekening met dienstencheques verloopt.

Die werking schrijven we uit in een gedetailleerde briefing: welke gegevens we bijhouden, welke situaties de applicatie moet aankunnen, en hoe elke berekening precies verloopt. Die briefing is een vertrekpunt, geen keurslijf.

Op basis van die uitgeschreven werking bouwt Sumo Coders één applicatie waarin alles samenkomt:

• Beheerders leggen vaste ritten vast als sjablonen: dag, uur, chauffeur, bus, bestemming en de volgorde van de adressen.
• Afwijkingen slaan we op binnen een datumbereik. Een afwezigheid van een cliënt schrapt automatisch alle adressen van die persoon in die periode, maar het kan evengoed gaan om een extra stop, een ander ophaaladres of een andere chauffeur voor die ene rit.
• Chauffeurs loggen in op een tablet in de bus, zien hun ritten van vandaag en duiden per cliënt aan wie opstapt en wie er niet is. Grote knoppen, één scherm.
• Bij het stoppen van een rit berekent het systeem de prestaties per cliënt, volgens de afgesproken regels. Beheerders zien het openstaande saldo per cliënt en chauffeur.
• De export levert een Excel-bestand in het formaat dat Pluxee verwacht, en boekt de geëxporteerde aantallen meteen af van het openstaande saldo.

Tijdens de ontwikkeling bleek de afrekening anders te moeten werken dan in de briefing stond. Er kwam een partnerwerking bij, waarbij de prestaties per partner verdeeld worden. We herwerkten de berekening daarop in plaats van vast te houden aan het document.De uitrol startte met een beperkt aantal chauffeurs zodat de feedback uit de praktijk direct kon meegenomen worden voor alle chauffeurs overschakelden.

De planning en de afrekening delen nu dezelfde gegevens. Een beheerder plant een rit, een chauffeur bevestigt wie meerijdt, en het systeem leidt daaruit af hoeveel dienstencheques op naam van welke cliënt komen. Wat vroeger een maandelijkse opdracht was, is nu een overzicht dat altijd up-to-date staat.

• Geen aparte Excel meer naast de applicatie: sjablonen, uitzonderingen en ritten zitten in één systeem.
• Chauffeurs registreren aan- en afwezigheden tijdens de rit zelf, op tablet.
• De verdeling van dienstencheques per cliënt gebeurt automatisch bij het stoppen van de rit.
• Elke correctie en elke export blijft zichtbaar als aparte lijn, dus het openstaande saldo per cliënt en chauffeur klopt op elk moment.
• Een afwezigheid geef je één keer in bij de cliënt, en die werkt door op alle betrokken ritten.