Hoe Tanderuis met de Tanderapp evolueerde van een verouderd platform naar één centraal systeem.

Tanderuis biedt begeleiding aan cliënten en is daarbij afhankelijk van subsidies en sponsors voor de werking. Voor het beheer van dossiers, wachtlijsten, tijdsregistratie en facturatie lieten ze een volledig nieuwe webapplicatie bouwen: de Tanderapp.

Het eerste gesprek gaf een duidelijk beeld van de bestaande situatie:

• Het intern ontwikkelde platform was verouderd.
• Het platform was niet toereikend voor de administratieve werklast van Tanderuis.
• Er was geen koppeling met de overheid, waardoor prestaties manueel werden doorgestuurd.
• Tanderuis kon niet iedereen onmiddellijk helpen, maar wie niet meteen geholpen kon worden, moest wel geregistreerd staan.
• Tijdregistratie van de thuisbegeleiders gebeurde niet digitaal, terwijl elke prestatie nauwkeurig bijgehouden moet worden om van de overheid de juiste werkingsmiddelen te krijgen.

Dat leidde meteen tot een eerste fundamentele vraag: verder bouwen op het bestaande platform, of met een propere lei beginnen?

Na de analyse van de bestaande situatie kozen we voor een nieuwe start, met een volledig nieuwe webapplicatie. Bart, ICT-medewerker bij Tanderuis, tekende zelf de wireframes uit en toetste ze continu af met zijn collega's via regelmatige feedbacksessies.

Door wireframes uit te werken in HTML, CSS en JavaScript ontstond een interactieve webomgeving met bruikbare links en essentiële interacties, zodat iedereen goed begreep hoe het eindresultaat er zou uitzien en hoe het zou werken.

Van elke cliënt, op de wachtlijst of niet, bestaat er een uitgebreide fiche met alle gegevens die nodig zijn voor de administratie: contactpersonen, nuttige documenten en gegevens die relevant zijn voor de thuisbegeleiders.

Een belangrijk onderdeel van de webapplicatie is de tijdregistratie van de thuisbegeleiders. Elke prestatie wordt minutieus bijgehouden en doorgestuurd naar de overheid, zodat Tanderuis de juiste werkingsmiddelen krijgt.

Thuisbegeleiders loggen in op hun platform om hun sessies in te geven, zien in hun persoonlijk dashboard wat ze al gepresteerd hebben en wat ze nog moeten presteren, en kunnen de fiche van hun cliënten inkijken om de juiste ondersteuning te bieden.

Beheerders sturen de werking bij op basis van een aantal rapporten, en rapporteren op hun beurt aan hun leidinggevende. Daarnaast is er een export van alle prestaties voorzien voor de facturatie: vanuit het boekhoudpakket worden facturen automatisch gegenereerd.

Bart was onze contactpersoon binnen Tanderuis, maar bouwde na onze opdracht de webapplicatie ook zelf verder uit met uitbreidingen op vraag van zijn collega's. Door hem van bij de start van het project te betrekken en mee te laten ontwikkelen, kent hij de applicatie door en door en kan hij zelf aanpassingen uitvoeren. Maar hij kan nog steeds een beroep doen op ons voor grotere uitbreidingen of code reviews.

Tanderuis beheert vandaag dossiers, wachtlijsten, tijdsregistratie en facturatie via één centrale webapplicatie.

• Beheerders sturen de werking bij op basis van rapporten, en rapporteren op hun beurt aan hun leidinggevende.
• Facturatie verloopt automatisch: op basis van de export van alle prestaties genereert het boekhoudpakket de facturen.
• Prestaties van de thuisbegeleiders worden nauwkeurig bijgehouden en automatisch doorgestuurd naar de overheid, zodat Tanderuis de juiste werkingsmiddelen ontvangt.