Van papieren dossiers naar een applicatie die al 15 jaar meegroeit met de zorg op de baan

StomaCare Belgium begeleidt mensen met een stoma in heel Vlaanderen. Bandagisten gaan bij de patiënten thuis langs, zorgen voor het juiste materiaal en geven de nodige uitleg en volgen verder op. Voor elk huisbezoek is er heel wat administratie: medische voorschriften, documenten voor de mutualiteit en elke drie maanden een nieuwe bestelling per patiënt.

In 2011 volgt Johan alle patiënten nog op via papieren dossiers. Met elke nieuwe patiënt groeit de stapel, en de werking schaalt niet mee.

• Het juiste dossier terugvinden in de fysieke map vraagt steeds meer zoekwerk.
• Op elk document vult het team dezelfde gegevens telkens opnieuw met de hand in: naam van de patiënt, voorschrijvende arts, datum, RIZIV-nummer, …
• De patiënten wonen verspreid over heel Vlaanderen. Zonder doordachte planning rijden de bandagisten vaak overbodige kilometers.
• Elke drie maanden krijgt elke patiënt nieuw materiaal. Een overzicht van wat een patiënt gewoonlijk nodig heeft, ontbreekt, waardoor elke bestelling handwerk is.
• Er is geen zicht op cijfers. Welk type stoma komt het vaakst voor? In welke regio's wonen de meeste patiënten? Hoeveel patiënten volgt elke bandagist op? Welke artsen en ziekenhuizen verwijzen door, en bij welke mutualiteit zijn de patiënten aangesloten?

Een standaardpakket biedt geen uitweg. StomaCare Belgium wil een toepassing op basis van de eigen werking, waarbij de bewezen werking niet moet worden aangepast aan de toepassing.

Sinds 2011 bouwen we samen met StomaCare Belgium aan de webapplicatie. We doen dat stap voor stap en in nauw overleg met de mensen die er elke dag mee werken: het administratieve team op kantoor en de bandagisten en verpleegkundigen op de baan. Elke nieuwe functie bekijken we vanuit hun standpunt, zodat de applicatie aansluit bij hoe ze écht werken.

Vandaag ondersteunt de applicatie de volledige werking:

• Eén digitaal dossier per patiënt. Alle essentiële gegevens staan op één plek, eenvoudig en snel raadpleegbaar door de juiste personen.
• Documenten die zichzelf invullen. De applicatie genereert de officiële bijlagen (bijlage 13ter als getuigschrift van aflevering, bijlage 4 met het budget van de patiënt, bijlage 93 als medisch voorschrift).
• De verzamelstaten voor de mutualiteiten. Dit zijn de documenten met de budgetten die teruggevorderd worden bij de mutualiteit, volledig automatisch gegenereerd en berekend.
• Werkdocumenten. De applicatie maakt werkdocumenten met uitleg voor de patiënt over de stoma en het materiaal aan.
• Afspraken automatisch ingepland. Opvolgafspraken komen automatisch in de agenda, aan een vaste frequentie per patiënt.
• Een optimale route, elke dag. Op basis van de adressen van de patiënten berekent de applicatie dagelijks de kortste route voor elke bandagist.
• Een duidelijk zicht op de bestellingen. De applicatie houdt bij wat elke patiënt gewoonlijk nodig heeft, zodat de driemaandelijkse bestelling snel klaarstaat.
• Statistieken in één overzicht. Stomatypes, regio's, verwijzende artsen en ziekenhuizen, mutualiteiten en de verdeling van patiënten per bandagist.

De applicatie groeit mee met StomaCare Belgium. Er komen bandagisten en administratieve medewerkers bij, patiënten verwachten extra zaken en er zijn nieuwe documenten nodig. Ook de wetgeving verandert.

De mappen vol papieren dossiers zijn verleden tijd. Het team vindt elk dossier snel terug, typt geen patiëntgegevens meer over op documenten en weet bij elke bestelling meteen wat een patiënt nodig heeft. De bandagisten vertrekken elke dag met een efficiënte route en updaten de applicatie direct na of tijdens het bezoek.

Wat vroeger een gok was, staat nu in cijfers op het scherm.

• Van 1 naar 12 bandagisten
• Geen handmatige invoer van patiëntgegevens op documenten meer
• Een samenwerking die sinds 2011 loopt