Eén digitaal loket voor vieringen, bedevaarten en kaarsjes in Scherpenheuvel

Scherpenheuvel is één van de belangrijkste bedevaartsoorden van België. Parochies, groepen en individuele bezoekers komen er voor vieringen, gebed en stilte. Veel van dat bezoek begint online: wie een misintentie wil laten opdragen, een bedevaart plant of van ver een kaarsje wil branden, zoekt eerst de website op.

Scherpenheuvel werkte voordien met een website van een andere partij. Sumo Coders neemt het project over, maar al snel blijkt dat de bestaande site niet meekan met wat het bedevaartsoord dagelijks nodig heeft. Met het groeiende aantal aanvragen kost die manier van werken het secretariaat te veel tijd, en krijgt de aanvrager te weinig duidelijkheid.

• Groepen die een bedevaart willen plannen, nemen contact op via mail of telefoon. Het secretariaat volgt elke aanvraag manueel op, belt terug voor ontbrekende gegevens en bevestigt apart.
• Misintenties, gebedsintenties en aanvragen voor een lof komen via verschillende kanalen binnen en belanden niet op één plek. Het team zoekt telkens na wat er al behandeld is.
• De planning van vieringen, doopsels, huwelijken en uitvaarten, en welke celebrant er voorgaat, staat los van de website. Het team houdt dezelfde informatie op meerdere plaatsen bij.
• Bezoekers vinden de openingsuren en de vieringen van de dag niet snel terug, en het team past die informatie moeizaam aan.

We houden eerst de bestaande site draaiende, zodat bezoekers niets merken van de overname. Daarna brengen we samen met het team van het bedevaartsoord elk type aanvraag in kaart: wie vraagt het aan, welke gegevens zijn nodig, wie keurt goed en welke bevestiging krijgt de aanvrager. Van daaruit ontwikkelen we de nieuwe website, met korte feedbackrondes per onderdeel. De nieuwe website bundelt alles wat een bezoeker of groep online wil regelen:

• Online aanvragen voor misintenties, bedevaarten, voetbedevaarten, lof en gebedsintenties, elk met een eigen formulier en een vaste opvolging.
• Een persoonlijk account voor parochies en groepen, zodat ze hun gegevens niet telkens opnieuw invullen en wijzigingen zelf aanvragen.
• "Brand een kaarsje", zodat wie niet naar Scherpenheuvel kan komen, toch online een kaarsje laat branden.
• Een agenda voor vieringen, doopsels, huwelijken en uitvaarten, gekoppeld aan de celebranten die voorgaan.
• Praktische informatie die het team zelf beheert: openingsuren per locatie, de vieringen van vandaag, de dagtekst en actuele meldingen.

Aanvragen komen gestructureerd binnen, het team ziet per aanvraag waar die staat, en de aanvrager krijgt bij elke stap een bevestiging. Het secretariaat belt minder terug en heeft meer tijd voor de mensen die naar Scherpenheuvel komen.