Een maatwerk webapplicatie waarmee LDR dossiers, tijd, kosten en facturatie van overal beheert.

LDR is sinds hun oprichting in 1997 het grootste advocatenkantoor in Vlaanderen op vlak van omgevings-, milieu- en ruimtelijke ordeningsrecht. Hun praktijkgerichte en wetenschappelijke benadering van uiteenlopende milieujuridische thema's maakt hen uniek.

Jarenlang beheerde LDR haar dossiers met een op maat gebouwde applicatie bovenop Microsoft Access, maar die oplossing groeide niet langer mee met het kantoor:

• De bestaande applicatie voldeed niet meer aan de eisen van LDR naarmate het kantoor verder groeide.
• Veel medewerkers van LDR zijn niet altijd op kantoor aanwezig, maar moesten toch, ongeacht hun locatie, hun uren loggen en kosten kunnen doorgeven.
• Dossiernummering, contactgegevens per dossier (klant, contactpersoon, tegenpartij, experten, ...), tijdsregistratie, kostenopvolging, facturatie en rapportage op verschillende niveaus liepen allemaal via dezelfde verouderde applicatie, zonder dat die daar nog goed op afgestemd was.
• Een standaardpakket sloot niet aan op de dagelijkse werking van een gespecialiseerd advocatenkantoor als LDR.

LDR en Sumo Coders ontmoetten elkaar op een opleidingsmiddag voor advocaten, waar leveranciers hun BTW-conforme software voor advocaten voorstelden. Sumo Coders had op dat moment geen kant-en-klaar pakket, maar profileerde zich als expert in het bouwen van software op maat en dat sloot naadloos aan bij wat LDR zocht.

In samenspraak met LDR werden dit de minimale vereisten:

• De webapplicatie moet van overal toegankelijk zijn.
• Nummering van een dossier moet automatisch verlopen.
• Contactgegevens van personen gerelateerd aan een dossier (klant, contactpersoon, tegenpartij, experten, ...) moeten eenvoudig terug te vinden zijn.
• Tijdsregistratie voor advocaten, juristen en ondersteunende collega's moet mogelijk zijn.
• Kosten (brieven, aangetekende zendingen, ...) moeten eenvoudig bijgehouden kunnen worden.
• Facturatie van uren en kosten moet vlot verlopen.
• Rapportage op verschillende niveaus (dossier, werknemer, kantoor) moet beschikbaar zijn.

Zo gingen we te werk:

• De briefing. We bekeken samen met LDR de bestaande applicatie, brachten de problemen in kaart en zochten er stuk voor stuk een oplossing voor. Die analyse vormde de basis van de briefing.
• Ontwikkelen en data importeren. Naast het bouwen van de webapplicatie volgens de briefing, moest ook alle data uit de oude applicatie gemigreerd en nagekeken worden, vooraleer LDR de nieuwe applicatie grondig kon testen.
• Testen, fine-tunen en vergelijken. Tijdens de testperiode lieten we het oude en nieuwe platform dubbel lopen, zodat er ruimte was voor bijsturing. Nadien namen we alle data over en nam LDR het nieuwe programma in gebruik.
• Work in progress. LDR is nog steeds klant van Sumo Coders. Op regelmatige basis wordt de webapplicatie aangepast en uitgebreid. Zo voegen we bijvoorbeeld extra rapportage toe en houden we extra gegevens van contactpersonen bij.

LDR beheert vandaag al haar dossiers via één webapplicatie, van overal toegankelijk.

• Medewerkers registreren hun uren en kosten ongeacht hun locatie, zonder daarvoor op kantoor te moeten zijn.
• Facturatie van uren en kosten verloopt vlot dankzij de koppeling met De Factuur.
• Rapportage op dossier-, werknemer- en kantoorniveau geeft LDR meteen het juiste overzicht.

Voor LDR betekent dit dat ze hun werking niet moeten aanpassen naar een bestaande SaaS-oplossing, maar dat hun werking wordt ondersteund door de op maat gebouwde webapplicatie.