Van binnenkomende mail tot volledig dossier, automatisch voorbereid

DYZO is het Vlaamse aanspreekpunt voor ondernemers in moeilijkheden. Dankzij de steun van VLAIO en lokale overheden krijgen ondernemers er gratis bedrijfseconomisch, juridisch en psychologisch advies, en begeleiding bij een herstructurering, faillissement of doorstart.

Sinds 2015 begeleidde DYZO al meer dan 37.500 ondernemers. Voor wie in moeilijkheden zit, telt elke dag: hoe sneller een aanvraag een dossier wordt, hoe sneller het eigenlijke gesprek kan starten.

Elk jaar starten er bij DYZO ruim 4.400 nieuwe dossiers. Het merendeel begint met een mail van een ondernemer, en net dat eerste administratieve stuk van het traject vraagt veel tijd van de medewerkers, tijd die beter naar de inhoud gaat.

• Nieuwe aanvragen komen in dezelfde mailbox binnen als opvolgmails over lopende dossiers en algemene vragen. Medewerkers moeten elke mail eerst lezen om te weten wat de juiste actie is.
• Voor elke nieuwe aanvraag moeten ze nagaan of alle verplichte gegevens aanwezig zijn, zoals het ondernemingsnummer, de naam, het e-mailadres en een omschrijving van de problematiek.
• Ontbreekt er iets, dan zijn er soms meerdere mails nodig om alle gegevens te verzamelen.
• Antwoordt een ondernemer niet, dan moeten de medewerkers dat zelf opvolgen.
• Zodra alles compleet is, nemen ze alle gegevens manueel over in de dossierapplicatie.

Elk van die stappen is klein, maar bij duizenden aanvragen per jaar kost het samen een groot deel van de tijd die medewerkers, adviseurs en vrijwilligers liever aan de ondernemers zelf besteden.

Sumo Coders bouwde eerder al de applicatie waarin DYZO de dossiers opvolgt. Samen met DYZO analyseerden we waar medewerkers, adviseurs en vrijwilligers vandaag de meeste tijd verliezen. De verwerking van nieuwe aanvragen in de mailbox sprong er meteen uit: veel repetitief werk, weinig toegevoegde waarde.

We bouwden een automatisatie die de mailbox van DYZO uitleest en het voorbereidende werk overneemt:

• Elke inkomende mail krijgt een analyse met AI, die bepaalt of het om een nieuwe aanvraag gaat of om een opvolging van een bestaand dossier of een andere vraag. Enkel de nieuwe aanvragen gaan door de automatische flow, de rest blijft voor persoonlijke behandeling.
• Bij elke nieuwe aanvraag controleert het systeem of alle verplichte gegevens aanwezig zijn.
• Ontbreekt er iets, dan zet het systeem een mail klaar die de ondernemer vraagt om precies die gegevens aan te vullen. Een medewerker leest de mail na en verstuurt deze.
• Is alles compleet, dan maakt een medewerker met één knop het dossier aan. Alle velden zijn op dat moment al automatisch ingevuld.

De DYZO-medewerkers houden zo altijd de controle: het systeem bereidt voor, de medewerker beslist (human in the loop).

Nieuwe aanvragen komen bij DYZO nu gesorteerd, gecontroleerd en voorbereid binnen. Medewerkers hoeven niet meer achter ontbrekende gegevens aan te gaan of gegevens over te tikken en kunnen sneller aan de slag met wat er echt toe doet: de ondernemer helpen.

• Geen manuele overname van gegevens meer in de dossierapplicatie
• Opvolgmails en algemene vragen apart gehouden voor persoonlijke behandeling