Van een overgenomen website naar digital signage

De Krook is een Gents kennis- en cultuurgebouw aan de Schelde. Onder één dak zitten de stadsbibliotheek, onderzoeksgroepen van de UGent, imec, het Krookcafé en verschillende organisaties rond technologie en onderwijs. Het gebouw verhuurt ook zalen. De website brengt nieuws, agenda en zaalverhuur samen.

Het contract met het vorige bureau liep af. Daarnaast lagen de website en de visualisatie van de zaalreservaties bij twee verschillende leveranciers. De Krook zocht één partner die beide projecten kon overnemen en verder uitbouwen.

• De website moest zonder onderbreking online blijven tijdens de overstap naar een nieuwe partner.
• Een nieuwe partner moest verder werken op een website die iemand anders had gebouwd.
• Iemand van het team stelde elke week handmatig een weekagenda op voor intern gebruik, terwijl alle data in verschillende systemen beschikbaar was.

We namen zowel de website als de visualisatie van de zaalreservaties over, zodat De Krook nu één aanspreekpunt heeft in plaats van verschillende leveranciers.

Bij een overname kiezen we voor een pragmatische aanpak: eerst de bestaande website overnemen, pas daarna uitbreiden. We losten kleine fouten op en voerden een upgrade uit. We zorgden er ook voor dat alle gekoppelde accounts en licenties op naam van De Krook staan, zodat De Krook zelf de controle houdt.

Doorheen het traject hielden we de lijnen kort. Het team van De Krook kreeg snel antwoord op vragen, en we stemden elke stap af voor we die uitvoerden

Daarna pakten we het handmatige werk aan, los van de website:

• Een scherm aan de ingang toont alle activiteiten van de dag, zodat bezoekers meteen zien wat er te doen is.
• Een scherm met de weekagenda geeft het interne team een overzicht van de komende week.

Beide schermen brengen de data uit de verschillende systemen samen, zodat niemand de weekagenda nog handmatig moet opbouwen.

De Krook heeft nu één partner voor de website en de visualisatie van de zaalreservaties, zonder dat de website stilviel. De website draait op een recente versie van Craft CMS, wijzigingen gaan eenvoudig online, en alle accounts en licenties staan op naam van De Krook. De schermen in het gebouw tonen de activiteiten automatisch.