Ga naar de inhoud
Let op: Om de gebruikerservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

Interview Niek Verstraete: “Automatisatie en digitalisatie zijn twee verschillende zaken, daar ontstaat al eens verwarring rond.”

← Terug naar alle blogberichten

Niek Verstraete, zaakvoerder van accountantskantoor A&BV, kan intussen terugkijken op meer dan 28 jaar ervaring in de sector. Een boeiende periode waarin de werkmethodiek sterk evolueerde en waar vandaag ‘digitalisering’ en ‘real time boekhouden’ meer en meer de trend is.

Vernieuwingen volgden elkaar de laatste jaren snel op en dat dwingt er kantoren toe om heel wat tijd en energie in diversifiëring van het dienstenaanbod te investeren en dit naast het verwerken van facturen.

“Onze sector is van nature uit vrij conservatief en de eerste stappen naar digitalisering en automatisering werden vooral door software leveranciers gezet. Aanvankelijk ging dat over automatisering bij het verwerken van rekeningafschriften, het CODA systeem, nadien kwam het digitaal verwerken van facturen, waarbij met behulp van OCR (optical character recognition) de inhoud van de factuur automatisch wordt omgezet in een format wat kan verwerkt worden in een boekhouding.”

Niek Verstraete interview

Of je nu je factuur mailt, inscant of per post verstuurd, zelfs al is ze handgeschreven, OCR zorgt voor die automatische verwerking. Letters en cijfers worden herkend en digitaal omgezet in leesbare code. Het is een technologie die al sinds begin van de vorige eeuw in ontwikkeling was, maar pas sinds begin 2000 commercieel werd ingezet. Een traject waar softwareontwikkelaars voor accountancy gebruik van maakten om de vele manuele handelingen van een kantoor te vereenvoudigen. Op zich heb je als klant nu drie mogelijkheden om je boekhouding aan te leveren:

  • de klassieke manier waarbij je al je facturen en andere documenten bij het kantoor binnenbrengt en zij instaan voor de verdere afhandeling.
  • de volledig digitale manier waarbij je alles via mail naar het kantoor stuurt.
  • de gedeelde manier, waarbij je als klant een aantal taken van A&BV overneemt met behulp van applicaties en tools die ze je ter beschikking krijgt.

Het is vooral de eerste werkwijze die vandaag stevig onder druk komt te staan.

“Zeker de laatste jaren zien we een enorme vooruitgang. Terwijl aanvankelijk het genereren van bankafschriften en digitaliseren van facturen als dé grote innovatie werd beschouwd zijn er intussen complexere modules op de markt. Automatisch belastingen berekenen, budgetanalyses opmaken, budgetvoorspellingen doen, ... noem maar op.

De technologie evolueert zo snel dat het zaak is om bij te blijven én op te boksen tegen een bepaalde perceptie. Klanten denken dat we hun hele administratie met één druk op de knop volledig uitgedraaid krijgen, maar dat is natuurlijk niet zo. Wij hebben de verantwoordelijkheid om een correct resultaat te leveren en zelfs al verloopt een deel automatisch, er is nog steeds nood aan manuele foutcontrole. Het verschil tussen een bedrag van 1000,00 of 100000 euro kan zware gevolgen hebben. Eén komma die door een software fout werd ingelezen en daardoor verkeerd werd aangegeven kan een serieuze boete opleveren. Vandaar, controle blijft belangrijk.”

De verwachting is dat die evolutie om processen te automatiseren en te vereenvoudigen in een versneld tempo blijft verder gaan. Met nieuwe technologie zoals blockchain zouden nog meer tussenstappen overbodig kunnen worden. Het verder optimaliseren van bestaande processen kan ook voor steeds meer vereenvoudiging zorgen.

De meer traditionele kantoren, zij die geen gediversifieerd dienstenpakket aanbieden zoals A&BV dat doet, zullen meer en meer hun functie binnen het ondernemersveld aan relevantie zien inboeten. In 2014 reeds wees een studie van ING over de evolutie van het beroep uit dat de “klassieke” job als boekhouder zal verdwijnen.

“De grootste uitdaging voor kantoren is hoe ze verder moeten omgaan met die automatisering. Het is een proces dat je niet meer kan stoppen en het betekent onherroepelijk een switch in je businessmodel. Allemaal positieve ontwikkelingen natuurlijk, maar omdat je meer service gericht moet werken zet je meer in op opleiding en vorming van medewerkers. Collega’s moeten continu de nieuwste software blijven opvolgen en tegelijk investeren in hun kennis om klanten bij te staan. Die vorm van zich als consultant ‘in te leven’ in het dossier van de klant wordt steeds belangrijker.”

Door een deel van het uitvoerend werk te automatiseren creëer je tijd voor werknemers om de nationale en internationale wetgeving beter te bestuderen. Die kennis zetten ze in ten dienste van de klant om hen zo op de best mogelijke manier te begeleiden.

“Dat merk je ook in de stijl van communicatie naar de klant. Vroeger had je onder elke kerktoren een boekhouder en als lokale ondernemer ging je gewoon naar die boekhouder, nu speelt informatie een veel grotere rol. Klanten begrijpen ergens wel de complexiteit en oriënteren zich veel meer online, die servicegerichte switch die je als kantoor maakt moet zich ook online vertalen naar potentiële klanten, de perceptie die je daar creëert moet één op één aansluiten bij de ervaring van de klant en afstand wordt daarbij veel minder een criterium om zijn adviseur te kiezen. Kijk naar Nederland, waar er veel minder kleine kantoren zijn en waar een aantal grote kantoren steevast gaat voor een nationale dekking.”

Dienstverlening met twee snelheden

De uitdagingen voor de dienstverlenende sector zijn groot. Enerzijds worden heel wat zaken beschikbaar voor het grote publiek en worden ze ook steeds eenvoudiger in gebruik: zelf je facturen opstellen en opvolgen, websites maken, personeelsopvolging, tijdregistratie, planning, ... Anderzijds zorgt die toegankelijkheid ook voor een complexere wirwar aan structuren en veranderingen waar niet iedereen op zit te wachten.

Voor een deel kan dat terug gebracht worden naar een meer conservatieve houding, misschien zelfs een zekere angst voor verandering. Vaak is het ook een kwestie van door de bomen het bos niet meer zien en is de wil wel aanwezig, maar is er onvoldoende kennis om die eerste stap te zetten.

In dat geval helpen we graag om die eerste drempel te overwinnen. Overtuigd dat automatisatie je onderneming vooruit kan helpen, maar niet zeker hoe? Neem contact op voor een vrijblijvende babbel.

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

google map
Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE