Ga naar de inhoud

Interview: Dennis Peeters van The House of Marketing over automatisatie voor KMO's

← Terug naar alle blogberichten

Wanneer wordt het de moeite waard om interne processen te automatiseren? Hoe beantwoordt je als bedrijfsleider die vraag? Het kan altijd sneller en beter, maar staan de kosten in verhouding tegenover de mogelijke opbrengsten?

Volgens Dennis Peeters, Manager Consultant bij de House of Marketing is het geen geheim dat er bij KMO’s heel wat schaalvoordeel kan worden behaald door processen te automatiseren. Een éénmanszaak, kleine of grote KMO, het is altijd de moeite waard te kijken of je tijd, middelen en geld kunt uitsparen door een aantal zaken automatisch te laten verlopen.

“Vaak gaan die projecten gepaard met een zekere angst voor veranderingen. Het gaat allemaal zijn gangetje, dus waarom moet je veranderen? Het is eigen aan de mens om vast te houden aan wat hij kent en dat is binnen een bedrijf niet anders. Je merkt dat het vooral bedrijfsleiders zijn die overtuigd moeten van het voordeel en op die manier het hele bedrijf en alle collega’s meeslepen in een verhaal van verandering. Is de top niet overtuigd, dan heeft het project weinig kans tot slagen.”

In drie stappen naar overtuiging

Hoe overtuig je collega’s en hoe overtuig je jezelf? Eigenlijk bepaal je dit in drie eenvoudige stappen:

1. Neem de tijd om je huidige manier van werken in beeld te brengen.

Waar is iedereen mee bezig? Zijn er taken die vaak terugkeren? Worden facturen nog steeds manueel opgevolgd met een debiteurenlijst bijvoorbeeld? Zijn de vragen die de klantendienst krijgt onder te verdelen in een aantal grote categorieën? Zijn alle marketingkanalen zoals de website, je newsletter, sociale media, … op elkaar afgestemd?

Neem de tijd om dat in kaart te brengen en probeer er tijd aan vast te hangen. Hoeveel tijd nemen die taken in beslag? Per dag, per week, per maand of jaar.

2. Praat met collega’s.

Leer uit de ervaring van collega’s. Je bent niet de enige die erover nadenkt. In een vorige post leerden we dat meer dan de helft van de ondervraagden ervan overtuigd zijn dat je tijdswinst kan boeken door automatisatie, maar dat slechts een kleine minderheid er echt werk van maakt.

“Zeker bij de kleinere KMO’s is netwerken van enorm belang. Ze houden hun budget meer nauwlettend in de gaten en willen het risico op foute beslissingen minimaliseren. Dan kan je best leren van de ervaring van collega’s, en gelijk ook je eigen ervaring delen.”

3. Wat is er allemaal beschikbaar?

Waarschijnlijk kreeg je al wat tips van collega’s en online vind je ook heel wat informatie, maar in deze fase is het belangrijk om advies van experten in te winnen. Een informele babbel kan verhelderend zijn, gebruik die ervaring om uiteindelijk tot een beslissing te komen. Zijn er processen die kunnen geautomatiseerd worden en kan ik daar voordeel uit halen? Dat is de belangrijkste vraag die beantwoordt moet worden.

“Het vervolg is vaak een oefening waarbij de huidige situatie wordt neergeschreven in detail en waar we de ideale situatie naast zetten, de ‘as is’ en de ‘to be’ situaties. Eens je de twee scenario’s hebt, dan begin je er kosten en opbrengsten naast te leggen. Wat kost die facturatietool me per maand? Hoeveel tijd kan ik er mee uitsparen? Je bekijkt alle mogelijke scenario’s en maakt keuzes. Dat wel, dat niet. In deze fase zijn bedrijfsleiders makkelijk overtuigd van de noodzaak. De tijd staat niet stil, ze zien collega’s en concurrenten aan het werk of willen net de eerste zijn die klaar is voor de toekomst.”

De keuze gemaakt? Dan is het van belang met een open geest te kijken naar hoe je het gaat doen? Elke ondernemer start met beperkte beschikbare middelen. Het neefje die de website heeft gemaakt, de werknemer die de Facebookpagina onderhoudt,… Maar hoe houdbaar is dat allemaal? Hoe ‘futureproof’ is het?

“Elke ondernemer start op een soortgelijke manier, zoveel mogelijk halen uit de beschikbare euro, en daar is helemaal niets verkeerd mee. Maar er komt altijd een moment dat je groei beperkt wordt door de beperkingen van de tools waarmee je werkt. Dan lijkt een paar duizend euro heel veel geld, maar je kan nooit inschatten hoe snel de concurrentie rond je heen evolueert, en je wil niet als laatste overblijven.”

Bij onze enquête leerden we dat meer dan de helft van de ondernemers ervan overtuigd is dat automatisatie op termijn winst betekent, maar dat slechts een klein aandeel daarvan die woorden ook effectief omzet in daden. Informatie inwinnen is één van de drie eerste stappen die je kan nemen om in te zetten op het automatiseren van je processen. Neem contact op en we doorlopen ze samen bij een kop koffie.

Dialogflow

Chatbots voor KMO’s? Opportuniteit of tijdsverspilling?

Chatbots zijn één van de expertises van Dennis Peeters, en hij is ervan overtuigd dat ze ook voor kleine KMO’s van waarde kunnen zijn.

“Ofwel denken ze spontaan aan heel onnatuurlijk klinkende antwoorden, ofwel aan veel te complexe (én dure) systemen. Terwijl daar helemaal niets van aan is.”

Neem nu Dialogflow van Google, die tool heeft een gratis versie, is makkelijk implementeerbaar op je website én geeft natuurlijke antwoorden. Als één van de meest gestelde vragen aan de klantendienst is waar ze hun factuur kunnen vinden, dan geef je Dialogflow een aantal mogelijke variaties van die vraag.

  • Waar kan ik mijn factuur vinden?
  • Ik weet niet waar mijn factuur is?
  • Kan je mijn factuur opnieuw opsturen?
  • Hoe kan ik een kopie van mijn factuur krijgen?

Allemaal vragen met hetzelfde antwoord. Dialogflow analyseert de vragen die je zelf ingeeft en herkent mogelijke variaties die je niét hebt ingegeven. Op basis daarvan geeft hij een correct antwoord.

“Krijg je vaak dezelfde vragen, dan is een eenvoudige chatbot de moeite waard te overwegen. Het spaart je een hoop tijd die je kan gebruiken om je klantendienst te laten cross- of upsellen.”

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE