Ga naar de inhoud
Let op: Om de gebruikerservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

Denk eens aan de factuur

← Terug naar alle blogberichten

We ondernemen omdat we het leuk vinden op eigen benen te staan, eigen baas te zijn en omdat we ergens wel denken dat we op deze manier beter werken, beter functioneren.

We verzamelen data omdat het zo hoort. Omdat anderen ons ervan hebben overtuigd. Omdat we bang zijn dat wij niet over die data beschikken, maar onze concurrent wel. Ondanks het feit dat we eigenlijk allebei niet echt weten wat er mee te doen.

Dat betekent dat je je, in tegenstelling tot een werknemer, druk moet maken in heel wat extra zaken. Klanten werven, service, personeel, administratie en … facturatie. Eén van de belangrijkste taken als ondernemer. Het uitsturen en innen van facturen. In het beste geval wordt dat gedaan door een collega die er bovenop zit, maar in de meeste gevallen doe je dat zelf. Veel ondernemers vinden het trouwens ook fijn om dat zelf te doen. Zo blijven ze op de hoogte, zien ze welke klanten vlot betalen en welke minder vlot, kunnen ze kosten en opbrengsten goed met elkaar in balans brengen … kortom, financieel management zoals het hoort.

Alleen jammer van al die administratie

Hoe goed het ook is om de vinger aan de financiële pols te houden, het administratief gedoe en de tijd die er in kruipt voelen soms echt aan alsof de tijd vooruit aan het kruipen is. En dan zijn er nog al die uitzonderingen die opduiken.

  • Een klant met een kortere of langere betalingstermijn.
  • Iemand die liever zijn facturen nog per post ontvangt.
  • Speciale kortingsafspraken.
  • Facturatie via verschillende vestigingen.
  • Klanten die graag alle taken wil uitgesplitst zien op een factuur.
  • Aparte regelingen voor voorschotten.
  • ...

Voor je het weet vliegt elke vrijdagmiddag voorbij om al die zaken op te volgen. En dan mag er niets verkeerd gaan. Want elke klant verwacht dat je hun specifieke afspraken onthoudt en opvolgt.

Efficiënt factureren

Factureren betekent het sluitstuk van een project of opdracht en zou eigenlijk geen extra last mogen zijn. En ongetwijfeld staan al die afspraken wel ergens in een systeem waar je alle informatie over klanten en afspraken bijhoudt. Dan is er ook nog een tool of applicatie waarmee je waarschijnlijk alles over het project bijhoudt? Een tijdregistratiesysteem, (gedeelde) map met alle essentiële documenten, folder met alle mailverkeer, …

Hoe efficiënt zou je kunnen zijn als je al die zaken kon koppelen aan elkaar? Zodat je de specifieke afspraken met een klant kunt koppelen aan alle informatie die nodig is om een factuur op te stellen?

  • De tijdregistratie wordt automatisch verwerkt.
  • Alle informatie voor de beschrijving van de factuur wordt opgehaald.
  • Gekoppeld aan de specifieke afspraken met die klant, en …
  • Versturen!
  • Gevolgd door een kort overzicht voor jou, zodat je die vinger aan de pols houdt.

Dat is efficiënt factureren, zonder dat je overzicht verliest en zonder dat je er uren aan hoeft te spenderen.

5 voorbeelden van facturatie-koppelingen

Onze top 5 van interne systemen of vrij verkrijgbare off-the-shelf applicaties die kunnen gekoppeld worden aan een facturatiesysteem om het zo deels, of zelfs helemaal, te automatiseren.

  • CRM-systeem. Gebruik je een pakket zoals Teamleader of Zoho, werd het systeem intern ontwikkeld of moet je eerlijk toegeven dat Excel je beste vriend is. Een koppeling met en facturatiesysteem zorgt er voor dat alle gegevens steeds up to date blijven.
  • Tijdregistratie. Hoe eenvoudig kan het zijn om vanuit je tijdregistratiesysteem alle informatie automatisch én correct in een factuur te gieten?
  • Boekhoudpakket. Heb je er al eens bij nagedacht dat je boekhouder betaalt wordt voor werk dat jij al gedaan hebt? Jij maakt de factuur, je boekhouder geeft diezelfde factuur nog eens in in een boekhoudpakket, met eventuele fouten als gevolg. We koppelen deze twee graag zodat je boekhouder geen dubbel werk moet doen en je kosten uitspaart.
  • Online betaalsystemen. Een bestelling ontvangen? Dan kan je het je klant heel eenvoudig maken die te betalen via online betaalmethodes. Werd de betaling voldaan, dan kan er via een koppeling automatisch een correcte factuur worden gegenereerd voor jouw boekhouding en dat van de klant.
  • Je banksoftware. Wist je dat je van je bankinstelling ook digitale rekeningafschriften kan krijgen, CODA-bestanden. We kunnen ervoor zorgen dat de betalingen van je facturen dus automatisch verwerkt worden, dit zowel via gestructureerde mededelingen alsook op basis van factuurnummers.

De menselijke fout!

Wist je dat bij meer dan een kwart van alle betwiste facturen een menselijke fout aan de oorzaak ligt? En dat kan geen verrassing zijn, want 80% van alle bedrijven doet nog steeds een beroep op manuele input van data. En dan is een foutje snel gemaakt.

  • Foute klantgegevens
  • Verkeerde prestatiedatum
  • Onduidelijke omschrijving
  • ...

Vaak zijn het foutjes die makkelijk zijn verholpen, maar als bij één op de vier facturen een probleem opduikt waardoor je steeds opnieuw extra tijd verliest om alles gecorrigeerd te krijgen dan kan je je afvragen of je die tijd niet beter kan besteden?

Automatiseren = je laten informeren

Tegenover de menselijke fouten denken veel ondernemers dat je net bij automatische facturatie dat deel van het proces gaat overdragen waardoor je net alle controle verliest en het overzicht kwijt bent. Dat je geen impact meer hebt op de hele flow. Andere ondernemers zijn zich gewoon niet bewust van de mogelijkheden. Ze komen wel in contact met allerlei applicaties, maar zijn onvoldoende geïnformeerd over de mogelijkheden om die tools te koppelen aan interne systemen.

Vragen waar we met plezier aan meewerken.

Jij vraagt, SumoCoders ontwikkelt

Wat we zoal met maatoplossingen kunnen verwezenlijken:

  • Medewerkers efficiënter laten samenwerken
  • Stockbeheer beter beheren
  • Facturatie automatiseren

SumoCoders bvba

google map
Laden
Sumocoders
Afrikalaan 289
9000 Gent
BE